Jak tworzyć reguły i zarządzać nimi w poczcie internetowej programu Outlook 365

Zarządzanie e-mailami to żmudne zadanie. Od odpowiadania na e-maile na czas i dodawania przypomnień do ważnych e-maili, jest wiele rzeczy, które walczą o naszą uwagę. Ponadto horda wiadomości spamowych zaśmiecających skrzynkę odbiorczą dodaje się do bólu głowy. W końcu niezorganizowana skrzynka pocztowa utrudnia znalezienie ważnych wiadomości e-mail.

Tak, zarządzanie pocztą e-mail to trudna sprawa, ale na szczęście można ją uprościć za pomocą reguł. Poczta internetowa programu Outlook 365 obsługuje różne reguły, które umożliwiają przekazywanie wiadomości e-mail do określonego folderu. Możesz od razu usuwać wiadomości e-mail od określonego nadawcy. Brzmi fajnie, prawda?

Zanim zaczniemy, przejrzyjmy szybko, jak działają reguły poczty e-mail.

Jak działają reguły

Reguły to sposób na uzyskanie przejrzystej i uporządkowanej skrzynki odbiorczej. Typowa reguła składa się z wyzwalacza, akcji i wyjątku. Po uruchomieniu reguły rozpoczyna się akcja, taka jak usunięcie wiadomości e-mail, dodanie jej do folderu lub przekazanie na inne konto.

Jeśli chodzi o reguły, Outlook 365 ma wiele opcji, zarówno działań, jak i warunków. Możesz dopasować temat lub wybrać konkretny adres lub ręcznie wybrać nazwę nadawcy.

Twórz reguły i zarządzaj nimi w usłudze Office 365 Webmail 8

A najlepsze jest to, że możesz dodać dowolną liczbę warunków. Wszystko, co musisz zrobić, to wybrać odpowiednie warunki.

Podobnie jest z akcjami – wyborów jest mnóstwo. Wszystko, co musisz zrobić, to stworzyć regułę, wybrać warunek przetwarzania większej liczby reguł, a następnie bingo!

Twórz reguły i zarządzaj nimi w usłudze Office 365 Webmail 9

Teraz, gdy ustaliliśmy, jak działają reguły, zobaczmy, jak je tworzyć.

Jak tworzyć reguły w Outlooku 365

Krok 1: Otwórz program Outlook i kliknij ikonę Ustawienia w prawym górnym rogu. Następnie kliknij Wyświetl wszystkie ustawienia programu Outlook u dołu.

Twórz reguły i zarządzaj nimi w Office 365 Webmail 10

Krok 2: Wybierz E-mail z lewego panelu, a następnie wybierz Reguły. Teraz dotknij opcji Dodaj nowe reguły i nadaj nazwę nowej regule.

Twórz reguły i zarządzaj nimi w usłudze Office 365 Webmail 11

Jeśli wybierasz warunki Osoby, musisz wprowadzić właściwe adresy. Jeśli chodzi o tematy, musisz dodać dokładne słowa kluczowe.

Krok 3: Po wyzerowaniu warunku nadszedł czas na dodanie akcji. Akcja określa, co chcesz zrobić z e-mailami spełniającymi powyższe warunki.

Twórz reguły i zarządzaj nimi w usłudze Office 365 Webmail 1

Obecnie poczta internetowa programu Outlook 365 umożliwia między innymi przekazywanie, usuwanie i przypinanie wiadomości e-mail.

Krok 4: Czy chcesz regułę e-mail nie czasem wywołać? Jeśli tak, kliknij Dodaj wyjątek i wprowadź wymagany warunek.

Twórz reguły i zarządzaj nimi w usłudze Office 365 Webmail 2

Następnie kliknij Zapisz. Tam utworzyłeś regułę e-mail.

Notatka

Kiedy stosować regułę Zatrzymaj przetwarzanie więcej?

Na pewno zauważyłeś pole wyboru Zatrzymaj przetwarzanie kolejnych reguł podczas tworzenia reguł. Ta opcja ma zastosowanie, jeśli masz kilka reguł w skrzynce odbiorczej, które mogą dotyczyć jednej wiadomości.

W odniesieniu :  Jak zmniejszyć użycie pamięci RAM Chrome

Załóżmy na przykład, że masz regułę A, która przenosi wszystkie biuletyny z Guiding Tech do folderu o nazwie GT NL, oraz inną regułę B, która przekazuje wszystkie e-maile ze słowem kluczowym „Android” na dodatkowe konto e-mail.

E-mail 1975018 1280

W tym scenariuszu nie chciałbyś, aby reguła B działała po pomyślnym wykonaniu reguły A. Wtedy pojawia się opcja Zatrzymaj przetwarzanie większej liczby reguł. Po spełnieniu określonego warunku zatrzymuje wykonywanie większej liczby reguł.

Twórz reguły i zarządzaj nimi w usłudze Office 365 Webmail 3

W tym celu musisz upewnić się, że priorytet reguł jest odpowiednio ustawiony, co zobaczymy w następnym punkcie.

Edytowanie i zarządzanie regułami w Outlooku 365

W programie Outlook 365 reguły działają zgodnie z kolejnością w tabeli. Na szczęście kolejność nie jest stała i możesz zmienić priorytet.

Aby to zrobić, kliknij strzałki w górę i w dół. Aby edytować regułę, kliknij ikonę Edytuj i wprowadź zmiany. Nie zapomnij ich zapisać!

Dodatkowe wskazówki: Inteligentne zarządzanie wiadomościami e-mail

1. Przeczesuj e-maile

Sweep to kolejny sposób na czystszą skrzynkę odbiorczą. Podobnie jak Reguły, ten pozwala automatycznie usuwać wszystkie wiadomości e-mail od określonego nadawcy.

Twórz reguły i zarządzaj nimi w usłudze Office 365 Webmail 5

To nie tylko usuwa e-maile. Możesz usunąć e-maile lub zachować najnowszy e-mail w łańcuchu.

Przeglądanie wiadomości e-mail jest bardzo łatwe. Po prostu otwórz pocztę, która Ci przeszkadza, i dotknij ikony Sweep u góry.

Twórz reguły i zarządzaj nimi w usłudze Office 365 Webmail 4

Następnie wybierz opcje z listy rozwijanej. Drugi jest najlepszy, ponieważ automatycznie tworzy regułę. Po zakończeniu naciśnij Zapisz.

Notatka

2. Zablokuj nadawców i domeny

Oprócz powyższego możesz całkowicie zablokować niektórych nadawców i domeny. Po prostu przejdź do sekcji Wiadomości-śmieci, kliknij Dodaj i wprowadź adresy e-mail lub nazwę domeny.

Twórz reguły i zarządzaj nimi w usłudze Office 365 Webmail 6

W tym samym czasie możesz także dodawać bezpiecznych nadawców i domeny. Ta opcja gwarantuje, że ważne e-maile (lub e-maile od ważnych osób) nie trafią do kosza.

Po prostu dotknij Dodaj i dodaj nazwę domeny lub adresy e-mail.

Witaj, inteligentniejsza skrzynka odbiorcza!

Cóż, w ten sposób możesz tworzyć reguły i zarządzać nimi oraz utrzymywać skrzynkę odbiorczą w czystości od całego bezsensownego bałaganu. W końcu nie możemy sobie pozwolić na przegapienie ważnych e-maili, prawda?

Jeśli korzystasz z interesujących zasad, którymi chcesz się podzielić, wspomnij o nich w sekcji komentarzy poniżej.

Dalej: Chcesz pozbyć się niechcianych newsletterów ze swojej skrzynki pocztowej? Poniższy post pokaże ci, jak to zrobić.