Jak udostępnić dokument Google prywatnie

Ostatnio zwolnił mnie kolega, który był naprawdę zdenerwowany i musiał się trochę wyluzować. Wygląda na to, że pisarz udostępnił im nowy artykuł w Dokumentach Google (zwykły sposób na przesłanie niezależnego artykułu), a kiedy mój kolega otworzył artykuł, okazało się, że inna, nieznana osoba już go czyta — ktoś, kto zdecydowanie nie był na nasz personel.

Co się stało? Pisarz, prawdopodobnie zbytnio się spiesząc, aby udostępnić dokument konkretnym osobom, po prostu upublicznił go, aby każdy mógł mieć do niego dostęp. To nie tylko sprawiło, że artykuł był dostępny dla każdego, zanim został odpowiednio zredagowany i opublikowany – coś, czego żadna publikacja nie chce – ale otworzył go na wszelkiego rodzaju psoty.

Zgorszenie jak to, co wydarzyło się w czerwcu 2021 r., kiedy inny redaktor przypadkowo umieścili na Twitterze link do edytowalnego dokumentu swoim obserwatorom. (Pograniczewitryna była chwilowo niedostępna i wydawało się, że w międzyczasie opublikowanie wiadomości w Dokumentach Google jest dobrym pomysłem.) Nastąpiła wesołość.

Więc oczywiście przyzwolenie ktokolwiek wyświetlanie, komentowanie lub edytowanie dokumentu Google może prowadzić do problemów, zwłaszcza jeśli link do tego dokumentu jest przekazywany. Co ciekawe, gdy po raz pierwszy tworzysz Dokument Google, domyślnie oprogramowanie jest to dokument prywatny, który można udostępnić tylko wtedy, gdy wyraźnie o to poprosisz. (Mogą istnieć wyjątki; jeśli jest to konto firmowe, administrator mógł zmienić ustawienie domyślne, aby było ono automatycznie udostępniane przez inne osoby w Twojej firmie.) Zazwyczaj więc musisz świadomie upublicznić dokument.

Oto, jak możesz udostępnić swój dokument Dokumentów Google — ostrożnie.

Na komputerze stacjonarnym

Najpierw przejdź do dokumentu, który chcesz udostępnić, i kliknij duży przycisk Udostępnij w prawym górnym rogu.

Otrzymasz wyskakujące okienko zatytułowane „Udostępnij osobom i grupom”.

Zacznij wpisywać nazwę osoby lub grupy w polu tuż pod tym. Jeśli ta osoba znajduje się na Twojej liście kontaktów, pojawi się jej imię i nazwisko; jeśli nie, możesz wpisać ich pełny adres e-mail. Możesz wpisać więcej niż jedno imię; oznacza to jednak, że wszystkie dodane przez Ciebie osoby otrzymają ten sam rodzaj dostępu do dokumentu. (O dostępie porozmawiamy za chwilę)

Gdy dodasz co najmniej jedną nazwę, po prawej stronie zobaczysz pole z napisem „Edytor”. Kliknij to, aby wyświetlić menu rozwijane, które pozwala wybrać typ dostępu, jaki osoby / grupa mogą mieć do twojego dokumentu. Obejmują one:

• Przeglądający: osoba może po prostu przeglądać dokument, ale nie może wprowadzać żadnych zmian ani dodawać żadnych komentarzy
• Komentator: osoba może przeglądać dokument, a także dodawać komentarze
• Redaktor: osoba może wprowadzać zmiany w dokumencie i dodawać komentarze

Zwykle dobrym pomysłem jest wybranie najbardziej restrykcyjnego typu, który jest wystarczająco praktyczny dla danego przypadku użycia. Na przykład, jeśli piszesz dokument razem z kilkoma innymi, będziesz chciał nadać im status redaktora; ale jeśli nie chcesz, aby wprowadzali jakiekolwiek zmiany bez Twojej zgody, status komentatora jest lepszy.

(Wskazówka eksperta: jeśli osoby, którym udostępniłeś dokument, zmieniły dokument, ale nie powiedziały Ci, co zmieniły, przejdź do „Plik” > „Historia wersji” > „Zobacz historię wersji”. Zobaczysz kolor- zakodowane podsumowanie po prawej stronie pokazujące, kiedy dokument był edytowany i przez kogo; kliknij datę, a zmiany będą widoczne w dokumencie wraz z kolorem powiązanym z różnymi użytkownikami.)

Możesz także dostosować poziom dostępu redaktorów, komentujących i przeglądających do dokumentu, wybierając ikonę ustawień (koło zębate) w prawym górnym rogu tego wyskakującego okienka. Odznaczając pola w wyskakującym okienku ustawień, możesz uniemożliwić redaktorom zmianę Twoich uprawnień lub udostępnianie dokumentu, a także uniemożliwić redaktorom i komentatorom pobieranie, drukowanie i kopiowanie dokumentu.

Po zakończeniu dodawania osób, którym chcesz udostępnić, upewnij się, że pole „Powiadom osoby” jest zaznaczone, jeśli chcesz wysłać im wiadomość e-mail z informacją o dokumencie; pole poniżej, które umożliwia wpisanie osobistej wiadomości, która zostanie dodana do e-maili w puszkach Google.

Uzyskaj link

Ale czekaj, jest więcej.

Poniżej sekcji „Udostępnij osobom i grupom” znajduje się sekcja „Pobierz łącze”, która umożliwia skopiowanie łącza do dokumentu (na przykład, jeśli wolisz wysłać łącze do jednego z dozwolonych osób udostępniających). Wartość domyślna to „Ograniczone”, co oznacza, że ​​dokument mogą zobaczyć tylko osoby, którym go udostępniono. Ale możesz także użyć sekcji „Pobierz link”, aby link był bardziej dostępny dla większej liczby osób.

Aby to zrobić, kliknij „Ograniczone” i zmień go na „Każda osoba mająca link”. To znaczy ktokolwiek kto ma łącze — niezależnie od tego, czy zostało wysłane przez Ciebie, wysłał je znajomy, czy zostało opublikowane na Twitterze — może uzyskać dostęp do dokumentu. (Nawet tutaj możesz jednak dostosować dostęp, tak aby użytkownicy mieli uprawnienia przeglądającego, komentatora lub redaktora).

Na urządzeniu mobilnym

Udostępnianie dokumentu jest również możliwe — choć nieco bardziej niewygodne — na urządzeniu mobilnym.

• W dokumencie, który chcesz udostępnić, dotknij trzech kropek w prawym górnym rogu i wybierz „Udostępnij i eksportuj” > „Udostępnij”.
• Wpisz osoby lub grupy, którym chcesz udostępnić dokument; możesz również wysłać im wiadomość.

• Bezpośrednio pod nazwami zobaczysz Edytora, Komentatora lub Przeglądającego; dotknij tego, aby zmienić ograniczenie dostępu.

• Aby znaleźć opcję „Pobierz link”, dotknij trzech kropek w prawym górnym rogu strony udostępniania. Stuknij w „Kto ma dostęp”, aby zmienić go z „Ograniczone” na „Każda osoba mająca link” lub z powrotem. Ta strona zawiera również listę wszystkich osób, którym przyznałeś dostęp, wraz z rodzajem dostępu, jaki mają.
• Możesz skopiować łącze do schowka na stronie „Kto ma dostęp”, dotykając ikony łącza po prawej stronie „Ustawienia łącza”.